机关公文写作

机关公文写作
　　下面是有关机关公文写作的内容:
　　一、公文的作用和特点
　　1、公文的作用。
　　现代公文不可替代的作用是作为信息载体和思想桥梁，保证党政等公务活动的进行，从而使整个国家各体系各系统的机关有效地运行。
　　①发布和传达机关决策的载体。各级各类机关按照党和国家以及上级部门总的政治意图、活动宗旨进行工作时，要在自己的具体情况的基础上做出决策，要将它报告上去，推行下去，交流出去，以取得法定的批准、执行和配合，或取得反馈信息来调整决策，就要借助公文。
　　②强制或指导对决策贯彻执行的工具。公文对机关决策的推行实现具有利用法定行政力强制实行，或利用典型、经验来指导实行的作用。
　　③工作依据和检查的凭据。各级各类机关的工作是在法定的职权范围内有领导地开展。工作的依据，检查的凭据，就是体现上级决策、反映下级情况的公文。

　　④公务联系的纽带。各级各类机关之间的公务联系，如知照情况、交换情报、交流思想、协调行动等，是高效率、有秩序开展工作的必要条件，也是公务活动的重要方面。这个联系的纽带的重要组成部门就是公文，它把整个机关系统联成一体。当然有的可开会或打电话，不能一切指靠公文。
　　⑤宣传教育的手段。公文把机关的意图传达下去，把情况传播开去，让人们知晓，本身就是一种宣传教育，当然与报刊宣传文章不同，不能长篇大论地讲道理，只是简单说明，起到提高认识、统一思想的作用。
　　2、公文的特点
　　①内容上鲜明的政治性和政策性。公文是国家政权进行统治、管理、协调系统内外关系的工具；是政党和群众团体进行党务、政治活动，进行自身管理、协调与国家及其他党派团体关系的工具；是企业事业部门进行管理、协调与管理系统及与国家、与其他系统关系的工具。其中国家政权和执政党是决定性的。公文就必然是它们政治意向与政策体现。
　　②效能上的权威性和行政约束力。公文是法定机关制发的，国法党章是它实施实行的后盾和保障。这就决定了，公文代表制发机关法定的职权，具有法定的权威性和行政约束力。就是说，有关的机关和人员，不管看法如何，必须认真理解、处理、遵循和执行。当然，是指令贯彻执行的，还是指导性的，供参考的、知照的，有不同种类和明确规定。
　　③形式上的程式化规格化。公文是以说明为主要表达方式的应用文体。在长期实践中，由于权威性、严肃性、准确性和效率的要求，形成了独特的程式和规格。它有着统一规定的种类、名称，及其适用的范围、内容、作用；有着一定的格式、特点；它的用纸、书写、印刷、装订等也有统一规格。
　　这些程式和规格形成之后，由主管机关以《公文处理办法》统一规定。一般说来不可“失体”、“出格”。此外，一个机关的公文一经确定了格式——版头、版面、字型、行距、尺寸等，就不要随便更动，相对的稳定性有助于识别和保持严肃性和权威性。当然，它也是有一定活动余地的。

　　④使用上一定的范围和时限。公文是用来解决机关管辖，涉及的一定范围和一定时期的现实问题，所以有其实用范围和时限。一份文件，有一定的接受人，一定的执行人和适用范围。时限，一方面是指解决当前问题，要限期传达执行；另一方面是指有效期并不是永久的，某些现行工作做完了，文件的作用就结束，成为档案、文献。
　　⑤文风上的准确与庄重。公文的政治性与权威性，使它成为一种严肃的文体，形成了自己的语体、口吻和笔调，特别是文风上要求准确和庄重。
　　二、公文制发程序
　　1、草拟。
　　公文的拟稿工作一般是谁主管的事，谁拟稿。重要公文由领导人亲自草拟或主持草拟，一般公文由秘书部门或业务部门草拟。草拟公文应当注意遵守《办法》、《条例》中关于内容和形式的规定。拟稿过程中征求意见、讨论修改，要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论稿”；拟送领导签发的叫“送审稿”。
　　2、审核。
　　“送审稿”在提交讨论和领导人签发之前，要由机关的办事部门认真作好审核把关工作。审核的重点是：是否需要行文，公文的内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。不符合要求的要重新草拟、修改。审核中如认为符合上述要求，要写出明确的意见，送领导人签发。
　　3、签发。
　　审核合格或讨论通过的公文，要有签发手续。各级国家行政机关党的机关发出的重要公文，由机关或党委主要领导人签发。一般事务性的可由主持日常工作或分管该项工作的负责人签发。有的公文，可由被授权人签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人会签，每人都要在签字之下注明自己的签发日期。联合行文如果意见不一致，要如实反映双方的意见，否则可以不签。
　　4、缮印。印好的文件还不能立即封发，在校对确认无错误遗漏之后，加盖公章。铅印的公文可在印刷时用印模加印公章。复制的副本不盖公章。

　　5、归档。
　　公文在盖章后为正本，制文机关要留下一式二份或三份，连同定稿和有价值的修改稿立卷存档。草稿和一般修改稿，不存档。
　　三、公文写作总的原则和要求
　　1、内容方面的基本要求。
　　①符合实事求是的思想路线。
　　②符合党的方针政策和国家的法律政令。
　　③符合本机关的职权和责任范围。
　　④符合保密原则。
　　2、形式方面的注意要点。
　　公文的文字形式，既要正确地传递发文所要表达的思想、信息，又要特定的接收者最易领会，还要表现出适宜的礼仪。
　　①开门见山，重点突出。整体上观点鲜明，主题显豁，使读者易于明白。
　　②结构严谨，条理清楚。公文结构，要适应高效实用和读者最易接受的特点，一般采用单线结构，要注意因由明显，接榫紧密，线索清晰，特别是要注意条理性，条文化，可以采用小标题分层分条开列的方式。

　　③语言简明通顺，规范、得体。公文语言要求简明通顺，规范化。要正确使用现代汉语标点符号。要熟悉它的语言材料体系，正确运用公文用语，特别是恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语。
　　结构用语也有三方面：其一是开头，如行文根据是上级政策、法令、决定，多用“遵照”、“按照”、“根据”等。如是实际情况，可用“由于”，如是动机目的，则多用“为了”，如申述已知事由，多用“对于”、“关于”等。其二是过渡用语，在陈述情况，说明因由，提出依据之后，用来引出措施、办法、决策、建议等，多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。其三是结尾用语，如“特此通知”，“此布”，“是否有当，请指示”，“当否，请批示”，“如无不妥，请予批准”，等等。(责任编辑：一枝笔写作编辑)