2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。
3.经验教训:要有观点、看法和规律,又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。
4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。
二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题,特点是专项、特殊,一事一报。
1.概述情况。讲清工作开展情况,或问题发生的原委,事项的起因和经过。
2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验,或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映。
3.提出意见。写基本看法,解决问题的建议和办法。
报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合。
【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写。如有附件,
与请求相同写法。
最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间。
通知模式
通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常
用的行政公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。
【标题】灵活,甚至只有“通知”这一部分(内容不大重要又是周知的)。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定,省略文种,即:“批转(或转发)+(始发机关)原文标题”。
【主送机关】直接上级。
【正文】
发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布或转发的文件)+批语”。如:“现将《***办法》发给你们,请认真贯彻执行。”
事项性通知:原由+事项+结语(特此通知)
会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等
任免通知:格式固定
【附件】可有可无
【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。
行政公文处理中常见的格式问题分析:
《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)、《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准,但在我们黄委系统的公文处理实际工作中,仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面:
1.公文格式组成部分中常见的问题
1.1眉首部分
1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委,各市河务(管理)局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大,略小于国务院发文机关标识字号,应予以纠正。
1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列,左空一字,但这一点往往被忽略,左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”,如“某黄办[2002]21号”;便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识,可是有的将发文字号置于武文线上,有的标识时没有右顶格到边缘。
1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”,有的将签发人姓名居前,如“签发:某某”、如“某某:签发”;还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星,可是有的单位党政不分,行政公文也使用中间有红色五角星的反线,这是不对的。
1.2主体部分
1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范,有用黑体的,有用宋体加黑的;有用二号字的,也有用小二号字的,不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号,《办法》规定除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不加书名号;有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来,有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字,但对四个层次的标题字体没有区别,建议一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体加黑,四级同正文。
1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识,常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点,但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。
1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定,其标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。如空白过大,就容易被加入其他内容。但在实际操作中,成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”,如“二OO三年二月一日”,正确的写法应为“二○○三年二月一日”。
1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰,不居中,不端正,或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。
1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注,或者是附注标识的位置不规范。
1.3.版记部分
1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引,且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体,词目用小标宋体3号字体,词目间空一字。此外,还有表外词不用“()”括起来的现象,《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“()”括起。
1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开,而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行,而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。(责任编辑:一枝笔写作编辑)